SALDUS NOVADA PAŠVALDĪBAS PERSONAS DATU APSTRĀDES PRIVĀTUMA POLITIKA

Izstrādāta saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu (ES) 2016/679 (Vispārīgā datu aizsardzības regula), Fizisko personu datu apstrādes likumu un citiem piemērojamiem normatīvajiem aktiem.

I Vispārīgie noteikumi

1. Saldus novada pašvaldības (turpmāk – pašvaldība) personas datu apstrādes privātuma politikas (turpmāk – Privātuma politika) mērķis ir sniegt fiziskajām personām (turpmāk – datu subjekti) informāciju par pašvaldības veikto personas datu apstrādi, tās nolūkiem, tiesiskajiem pamatiem, apstrādājamo personas datu kategorijām, datu saņēmējiem, glabāšanas termiņiem, personas datu aizsardzību un datu subjektu tiesībām.

2. Personas datu apstrādes pārzinis ir Saldus novada pašvaldība, reģistrācijas Nr. 90009114646, juridiskā adrese: Striķu iela 3, Saldus, Saldus novads, LV-3801. Pašvaldība ir personas datu apstrādes pārzinis attiecībā uz tās un tās iestāžu veiktajām personas datu apstrādes darbībām, kurās pašvaldība nosaka apstrādes nolūkus un līdzekļus, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi.

3. Pašvaldības iestāžu un struktūrvienību saraksts ir pieejams Saldus novada pašvaldības nolikumā un pašvaldības oficiālajā tīmekļvietnē www.saldus.lv.

4. Pašvaldība veic personas datu apstrādi tās administrācijā, teritoriālajās pārvaldēs, iestādēs, struktūrvienībās un citās pašvaldības darbības vietās, kā arī elektroniskajās informācijas sistēmās, ciktāl tas nepieciešams pašvaldības funkciju un uzdevumu izpildei.

5. Pašvaldība, apstrādājot personas datus, ievēro Vispārīgās datu aizsardzības regulas (turpmāk – Regula) 5. pantā noteiktos personas datu apstrādes principus, tostarp likumīgumu, godprātību, pārredzamību, nolūka ierobežojumu, datu minimizēšanu, precizitāti, glabāšanas ierobežojumu, integritāti un konfidencialitāti.

II Personas datu apstrādes nolūki un tiesiskie pamati

6. Pašvaldība apstrādā personas datus šādiem nolūkiem:

6.1. pašvaldībai normatīvajos aktos noteikto funkciju un uzdevumu izpildei;

6.2. pašvaldības sniegto pakalpojumu nodrošināšanai un administrēšanai;

6.3. personu iesniegumu, sūdzību, priekšlikumu un informācijas pieprasījumu izskatīšanai;

6.4. līgumattiecību nodibināšanai, izpildei un administrēšanai;

6.5. personāla vadības, darba tiesisko attiecību un personāla atlases nodrošināšanai;

6.6. pašvaldības mantas, īpašuma un infrastruktūras pārvaldībai;

6.7. sabiedrības informēšanai un iesaistei pašvaldības darbā, tostarp iedzīvotāju aptauju, konsultāciju un publisko apspriešanu organizēšanai;

6.8. pašvaldības īstenoto projektu, tostarp Eiropas Savienības finansēto projektu, administrēšanai un īstenošanai;

6.9. pašvaldības informācijas sistēmu, telpu, īpašuma un personu drošības nodrošināšanai;

6.10. citu pašvaldības kompetencē esošu uzdevumu izpildei normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

7. Atkarībā no konkrētā personas datu apstrādes nolūka personas datu apstrādes tiesiskais pamats var būt:

7.1. Regulas 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts – datu subjekta piekrišana personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem;

7.2. Regulas 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts – apstrāde nepieciešama līguma, kura līgumslēdzēja puse ir datu subjekts, izpildei vai pasākumu veikšanai pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas;

7.3. Regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts – apstrāde nepieciešama uz pārzini attiecināma juridiska pienākuma izpildei;

7.4. Regulas 6. panta 1. punkta d) apakšpunkts – apstrāde nepieciešama datu subjekta vai citas fiziskas personas vitālo interešu aizsardzībai;

7.5. Regulas 6. panta 1. punkta e) apakšpunkts – apstrāde nepieciešama, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs, vai īstenotu pārzinim likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras;

7.6. Regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts – apstrāde nepieciešama pārziņa vai trešās personas leģitīmo interešu ievērošanai, ja šis pamats ir piemērojams konkrētajai apstrādei. Šis tiesiskais pamats netiek piemērots personas datu apstrādei, ko pašvaldība veic, pildot savus publiskās pārvaldes uzdevumus.

8. Ja personas datu apstrāde ietver īpašu kategoriju personas datus Regulas 9. panta izpratnē, pašvaldība papildus nodrošina attiecīga Regulas 9. panta 2. punktā paredzētā izņēmuma piemērošanu.

9. Erasmus+ un citu starptautisku projektu ietvaros personas dati tiek apstrādāti atbilstoši attiecīgo projektu īstenošanai piemērojamām prasībām. Informācija par Eiropas Komisijas veikto personas datu apstrādi Erasmus+ un Eiropas Solidaritātes korpusa programmās pieejama: https://ec.europa.eu/erasmus-esc-personal-data.

III Personas datu iegūšana un kategorijas

10. Pašvaldība iegūst personas datus:

10.1. tieši no datu subjekta vai tā likumiskā pārstāvja;

10.2. no valsts un pašvaldību informācijas sistēmām un reģistriem normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos;

10.3. no citām valsts un pašvaldību institūcijām, juridiskajām un fiziskajām personām, ja datu iegūšanai ir tiesisks pamats;

10.4. no pašvaldības informācijas sistēmām un citiem tiesiski pieļaujamiem informācijas avotiem.

11. Atkarībā no personas datu apstrādes nolūka pašvaldība var apstrādāt šādas personas datu kategorijas:

11.1. personas identifikācijas dati;

11.2. kontaktinformācija un dzīvesvietas dati;

11.3. informācija par izglītību, nodarbinātību un profesionālo darbību;

11.4. informācija par sociālo, ģimenes un mantisko stāvokli;

11.5. finanšu un maksājumu informācija;

11.6. veselības dati un citas īpašu kategoriju personas datu grupas, ja to apstrādei ir atbilstošs tiesiskais pamats;

11.7. informācija par personas iesniegumiem, pieprasījumiem, saņemtajiem pakalpojumiem un saziņu ar pašvaldību;

11.8. personas sniegtā informācija sabiedrības līdzdalības pasākumos, tostarp aptaujās un publiskajās apspriešanās;

11.9. citi personas dati, kuru apstrāde nepieciešama konkrēta tiesiska un noteikta nolūka sasniegšanai.

12. Pašvaldība apstrādā tikai tādus personas datus un tādā apjomā, kas ir nepieciešams attiecīgā personas datu apstrādes nolūka sasniegšanai.

IV Personas datu saņēmēji un nodošana

13. Personas dati var tikt izpausti šādām saņēmēju kategorijām:

13.1. pašvaldības pilnvarotajiem darbiniekiem un amatpersonām atbilstoši to amata pienākumiem un piešķirtajām piekļuves tiesībām;

13.2. valsts un pašvaldību institūcijām normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos;

13.3. tiesām, tiesībaizsardzības un uzraudzības institūcijām, ja informācijas sniegšanai ir tiesisks pamats;

13.4. pašvaldības piesaistītajiem personas datu apstrādātājiem, tostarp informācijas tehnoloģiju, informācijas sistēmu uzturēšanas un citu pakalpojumu sniedzējiem, kuri apstrādā personas datus pašvaldības uzdevumā;

13.5. citām personām, ja personas datu izpaušana ir tiesiski pamatota un nepieciešama konkrēta nolūka sasniegšanai.

14. Pašvaldība nodrošina, ka personas datu apstrādātāji apstrādā personas datus atbilstoši Regulas 28. panta prasībām un ar tiem noslēgtajiem līgumiem vai citiem atbilstošiem tiesību aktiem.

15. Personas datu nodošana ārpus Eiropas Ekonomikas zonas vai starptautiskām organizācijām tiek veikta tikai tad, ja tam ir tiesisks pamats un tiek ievērotas Regulas V nodaļas prasības. Ja šāda nodošana notiek, datu subjektiem tiek sniegta informācija par attiecīgajiem aizsardzības pasākumiem.

V Personas datu glabāšana un aizsardzība

16. Pašvaldība glabā personas datus tikai tik ilgi, cik tas nepieciešams attiecīgā personas datu apstrādes nolūka sasniegšanai, ievērojot normatīvajos aktos noteiktos dokumentu un personas datu glabāšanas termiņus.

17. Personas datu glabāšanas termiņi tiek noteikti atbilstoši piemērojamajiem normatīvajiem aktiem, pašvaldības dokumentu klasifikācijas shēmai un konkrētās personas datu apstrādes nepieciešamībai. Informācija par konkrētiem termiņiem vai to noteikšanas kritērijiem tiek sniegta attiecīgās apstrādes informācijas paziņojumā vai pēc datu subjekta pieprasījuma.

18. Pēc glabāšanas termiņa beigām personas dati tiek dzēsti, iznīcināti vai nodoti arhīvā atbilstoši normatīvo aktu prasībām.

19. Pašvaldība īsteno atbilstošus tehniskos un organizatoriskos drošības pasākumus, lai aizsargātu personas datus pret neatļautu piekļuvi, nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu, grozīšanu vai neatļautu izpaušanu.

20. Piekļuve personas datiem tiek piešķirta tikai tiem pašvaldības darbiniekiem un amatpersonām, kuriem tā nepieciešama konkrēto amata pienākumu izpildei, ievērojot nepieciešamības zināt un minimālo piekļuves tiesību principu.

VI Personas datu apstrāde iedzīvotāju aptaujās un konsultatīvajos balsojumos

21. Pašvaldība var organizēt iedzīvotāju aptaujas, konsultācijas un citus sabiedrības līdzdalības pasākumus, lai noskaidrotu iedzīvotāju viedokli par pašvaldības kompetencē esošajiem jautājumiem.

22. Personas datu apstrādes nolūks ir nodrošināt aptauju organizēšanu, pārbaudīt aptaujas dalībnieku atbilstību noteiktajiem dalības kritērijiem, novērst atkārtotu piedalīšanos aptaujā, apkopot rezultātus un nodrošināt aptaujas norises pārbaudāmību.

23. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta e) apakšpunkts, ievērojot Pašvaldību likuma 51. pantu un attiecīgās aptaujas organizēšanu reglamentējošos pašvaldības lēmumus.

24. Atkarībā no aptaujas organizēšanas kārtības pašvaldība var apstrādāt šādus personas datus:

24.1. vārds, uzvārds;

24.2. personas kods, ja tas nepieciešams personas nepārprotamai identificēšanai, deklarētās dzīvesvietas pārbaudei vai atkārtotas dalības novēršanai un attiecīgo nolūku nav iespējams sasniegt ar mazāk ierobežojošiem līdzekļiem;

24.3. informācija par deklarētās dzīvesvietas atbilstību aptaujas dalības nosacījumiem;

24.4. aptaujā sniegtā atbilde;

24.5. paraksts, ja tā iegūšana nepieciešama un pamatota konkrētās aptaujas organizēšanas kārtībā.

25. Aptaujas dalībnieku personas dati tiek izmantoti tikai aptaujas organizēšanai, dalības tiesību pārbaudei, rezultātu apkopošanai un citiem ar konkrēto aptauju tiesiski saistītiem nolūkiem.

26. Pašvaldība, izvēloties aptaujas organizēšanas veidu, pēc iespējas nodrošina personas identificējošo datu nodalīšanu no sniegtajām atbildēm, ja šāda nodalīšana ir savienojama ar aptaujas mērķi un normatīvo aktu prasībām.

27. Individuālās aptaujas atbildes, kas ir sasaistāmas ar identificējamu personu, nav publiski pieejamas. Aptaujas rezultāti tiek publiskoti apkopotā veidā, neizpaužot informāciju par konkrētu personu sniegtajām atbildēm, izņemot normatīvajos aktos paredzētus gadījumus.

28. Aptaujas dalībnieku personas datiem var piekļūt tikai pašvaldības pilnvarotie darbinieki un personas, kurām piekļuve nepieciešama aptaujas organizēšanai, pārbaudei vai citu tiesisku pienākumu izpildei.

29. Aptaujas organizēšanas dokumentācijā nosaka personas datu glabāšanas termiņu vai tā noteikšanas kritērijus, ņemot vērā aptaujas rezultātu pārbaudes nepieciešamību, iespējamo sūdzību izskatīšanu un dokumentu glabāšanas prasības.

30. Personas identificēšanai un dalības tiesību pārbaudei nepieciešamo datu sniegšana ir priekšnoteikums dalībai aptaujā, ja šāda pārbaude ir paredzēta konkrētās aptaujas organizēšanas kārtībā. Ja persona nesniedz nepieciešamos datus, tās dalība var netikt ieskaitīta.

31. Informācija par personas datu apstrādi konkrētās aptaujas ietvaros tiek sniegta aptaujas veidlapā vai citā datu iegūšanas vietā, norādot uz šo Privātuma politiku un, ja nepieciešams, sniedzot papildu informāciju par konkrēto aptauju.

VII Datu subjekta tiesības

32. Datu subjektam ir šādas Regulā paredzētās tiesības:

32.1. saņemt informāciju par savu personas datu apstrādi;

32.2. pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem un saņemt to kopiju;

32.3. pieprasīt neprecīzu vai nepilnīgu personas datu labošanu vai papildināšanu;

32.4. pieprasīt personas datu dzēšanu Regulā noteiktajos gadījumos;

32.5. pieprasīt personas datu apstrādes ierobežošanu Regulā noteiktajos gadījumos;

32.6. iebilst pret personas datu apstrādi, kas pamatota ar Regulas 6. panta 1. punkta e) vai f) apakšpunktu, ievērojot Regulā noteiktos nosacījumus;

32.7. saņemt personas datus strukturētā, plaši izmantotā un mašīnlasāmā formātā un nodot tos citam pārzinim, ja ir piemērojami Regulas 20. pantā paredzētie nosacījumi;

32.8. atsaukt piekrišanu personas datu apstrādei, ja apstrādes tiesiskais pamats ir piekrišana;

32.9. netikt pakļautam tikai automatizētā apstrādē balstītam lēmumam, tostarp profilēšanai, ja ir piemērojams Regulas 22. pants.

33. Datu subjekta tiesības nav absolūtas un tiek īstenotas atbilstoši Regulā un citos normatīvajos aktos noteiktajiem nosacījumiem un ierobežojumiem.

34. Lai īstenotu savas tiesības, datu subjekts var iesniegt pašvaldībai pieprasījumu klātienē, nosūtīt to pa pastu, izmantojot oficiālo elektronisko adresi vai citā tiesiski pieļaujamā veidā, kas ļauj pārbaudīt pieprasījuma iesniedzēja identitāti, ja šāda pārbaude ir nepieciešama.

35. Pašvaldība izskata datu subjekta pieprasījumu un sniedz atbildi bez nepamatotas kavēšanās, bet ne vēlāk kā viena mēneša laikā pēc tā saņemšanas, ievērojot Regulas 12. pantā noteikto termiņa pagarināšanas iespēju un citus piemērojamos nosacījumus.

VIII Personas datu sniegšanas nepieciešamība

36. Personas datu sniegšanas obligātums ir atkarīgs no konkrētā datu apstrādes nolūka un piemērojamā tiesiskā pamata.

37. Ja personas datu sniegšana ir nepieciešama normatīvajos aktos noteikta pienākuma izpildei, pašvaldības pakalpojuma saņemšanai vai līguma noslēgšanai un izpildei, personas datu nesniegšana var liegt pašvaldībai izpildīt attiecīgo pienākumu, noslēgt līgumu vai sniegt pieprasīto pakalpojumu.

38. Ja personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir datu subjekta piekrišana, datu subjektam ir tiesības piekrišanu atsaukt jebkurā laikā. Piekrišanas atsaukšana neietekmē tās apstrādes likumīgumu, kas veikta pirms piekrišanas atsaukšanas.

IX Saziņa personas datu aizsardzības jautājumos

39. Jautājumos par personas datu apstrādi un datu subjekta tiesību īstenošanu var sazināties ar Saldus novada pašvaldības datu aizsardzības speciālistu:
E-pasts: [email protected]
Kontaktpersona: Uldis Vītoliņš
Tālrunis: 20384844.

40. Ja datu subjekts uzskata, ka pašvaldības veiktā personas datu apstrāde pārkāpj normatīvo aktu prasības, viņam ir tiesības vērsties pašvaldībā, kā arī iesniegt sūdzību uzraudzības iestādē – Datu valsts inspekcijā, Elijas ielā 17, Rīgā, LV-1050, e-pasts: [email protected], tīmekļvietne: www.dvi.gov.lv.

X Noslēguma jautājumi

41. Privātuma politika ir publiski pieejama Saldus novada pašvaldības oficiālajā tīmekļvietnē www.saldus.lv.

42. Pašvaldība pēc nepieciešamības aktualizē Privātuma politiku, ņemot vērā normatīvo aktu izmaiņas, izmaiņas personas datu apstrādes procesos un citus būtiskus apstākļus.

43. Ja konkrētai personas datu apstrādei nepieciešams sniegt detalizētāku informāciju, pašvaldība nodrošina papildu informēšanu atbilstoši Regulas 13. un 14. panta prasībām.